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RESPONSABLE FIN/RH PROJET à Djibouti
Médecins Sans Frontières (MSF), est une organisation humanitaire internationale qui fournit une aide médicale aux populations en détresse, victimes de catastrophes naturelles ou causées par l'homme et victimes de conflits armés, sans distinction de race, de religion et de convictions politiques. Pour plus d'informations, visitez notre site Web, https://www.msf.org
RESPONSABLE FIN/RH PROJET
Lieu de travail : Djibouti
Durée du travail : Contrat à durée déterminée de 12 mois avec possibilité d’extension
RESPONSIBILITÉS PRINCIPALES :
Planifier, coordonner et mettre en œuvre les activités et politiques RH, administratives et financières dans le projet conformément aux obligations légales et aux protocoles, normes et procédures de MSF afin de fournir des informations de qualité, fiables et transparentes à l'organisation sur l'utilisation et l'attribution des ressources dans le projet et de réaliser les renforcements de capacités en RH requis pour atteindre les objectifs du projet.
Ces activités comprennent, sans toutefois s'y limiter, les suivantes :
En étroite coordination avec le coordinateur de projet (PC), le coordinateur RH et le coordinateur financier, calculer, analyser et suivre les besoins opérationnels RH et financiers du projet et le budget associé afin d'assurer efficacement le dimensionnement et les capacités requis du projet et une allocation appropriée des fonds conformément aux contrats de financement. Proposer des actions correctives si nécessaire.
• Planifier, superviser et assurer la mise en œuvre, en étroite coordination avec le Coordinateur RH, des processus associés (recrutement, formation, briefing, intégration, évaluation, identification de potentiel, développement et communication) du personnel du projet afin d'assurer à la fois une répartition rationnelle et les renforcements de capacités requis.
•Soutenir les chefs de projet dans lesdits processus afin d'améliorer les capacités du personnel, la contribution de leurs résultats finaux aux objectifs de la mission et de renforcer leur participation active et leur engagement MSF.
• Conseiller sur la mise en place et la mise à jour de l'organigramme et des descriptions de poste du projet et assister le PC, et/ou les chefs d'équipe et les superviseurs à établir la planification annuelle des vacances et des changements de personnel afin de prévoir les besoins en RH et d'assurer la disponibilité des RH pour les activités du projet.
• Veiller à ce que l'embauche, les modifications et les formalités de résiliation de contrat pour les employés au niveau du projet soient conformes aux lois locales du travail. Archivage et mise à jour des dossiers individuels des salariés, information sur leurs droits et établissement de toutes les déclarations fiscales obligatoires afin d'assurer la conformité légale. En étroite collaboration avec le PC et le Coordinateur RH, rechercher les meilleures options pour éviter et/ou résoudre d'éventuels conflits de travail dans le projet.
• Superviser/réaliser les procédures de paie, en veillant à ce que toutes les données relatives au calcul du salaire mensuel des employés nationaux du projet soient correctement saisies dans Homère (jours de congé, congés sans solde, arrêts maladie, heures supplémentaires, avance sur salaire, etc.) afin d’assurer les paiements de salaire précis et à temps.
•Sous la supervision du Coordinateur RH, assurer le processus d'indexation des grilles salariales du personnel national afin d'assurer l'équité interne, l'ajustement du coût de la vie et la bonne application des conditions d'emploi dans les sites du projet.
• Mettre en place des circuits et flux (gestion des caisses, virements, avances, procédures d'achat, validations de paiement, suivi des paiements réguliers, rapprochement bancaire) afin d'anticiper les dépenses au niveau du projet et d'optimiser les besoins de trésorerie et sa sécurité.
• Mettre en œuvre et superviser les procédures et systèmes transactionnels afin d'assurer des pratiques comptables transparentes et une traçabilité documentaire complète (factures, reçus, relevés bancaires, etc.) en suivant les directives et règles de MSF et en utilisant les logiciels respectifs en place.
Assurer et contrôler la clôture comptable mensuelle et annuelle et tous les reportings RH, Administratifs et Financiers du Projet (Clôture mensuelle Homère et comptable Saga, sitreps, etc.)
• Être responsable de tous les déplacements et/ou de l'hébergement du personnel dans le projet.
Responsabilités spécifiques à la section MSF/au contexte
La base arrière de Djibouti, gérée par l'OCP, supporte les 5 Centres Opérationnels de la mission Yémen par le biais de la composante Transit du personnel, Transit de ravitaillement et expédition.
Le bureau d'administration à Djibouti, outre les tâches habituelles pour les RH, spécificité de l'intersection partageant le coût du projet lorsqu'il s'agit de Finances, a également la composante d'accueil et de suivi du personnel en transit.
• Assurer une application stricte des procédures RH et financières de MSF
• Assurer une bonne répartition des coûts (spécificité de la gestion des intersections)
• Soutenir l'agent d'accueil pour accueillir le personnel international et assurer le suivi des transits.
• Responsable de l'élaboration et de la réalisation des directives RH
• Veiller au respect des lois et la législation de Djibouti, assurer l'adaptation nécessaire des directives RH après l'approbation du Coordinateur RH
• Assurer un bon suivi de la formation et Développement du personnel au sein du projet (formation, évaluation de performance, intégration…)
• Assurer la bonne mise en œuvre du système Bilan
• Assurer une bonne communication (procès-verbal de chaque réunion communiquée à l'ensemble du personnel) et réunion avec les représentants du personnel
• Livrer un Rapport (sitrep) RH/Fin tous les mois à temps
QUALIFICATIONS ET EXIGENCES DES COMPETENCES
Education : Diplôme en Finance, Gestion (Business, RH) ou Administration.
Expériences :
•Expérience professionnelle essentielle d'au moins deux ans dans des emplois pertinents et similaires.
•Expérience de travail souhaitable avec MSF ou d’autres ONG dans les pays en développement
Langues : Excellente maîtrise de l'anglais et du français. Maîtrise des langues locales.
Connaissances : Connaissances informatiques essentielles (Word, Excel et Internet)
• Logiciels RH et Financiers souhaités MSF (Homère, FFC, SAGA)
Compétences :
•Gestion et développement des personnes
•Engagement envers les principes MSF
•Flexibilité comportementale
•Orientation vers les résultats et la qualité
•Travail d’équipe et collaboration
Cette description de poste peut être modifiée en fonction des activités ou de l'évolution de la Mission.
Il s'agit d'un poste avec possibilité de mobilité, ce qui signifie que le responsable administratif peut être requis pour un détachement vers une autre mission MSF en dehors de Djibouti.
Les demandes doivent être adressées en français ou en anglais.
Les candidats doivent soumettre leurs CV, lettre de motivation, copies des diplômes et certificats de travail aux adresses suivantes :
Médecins Sans Frontières – Djibouti
Bureau administratif, Quartier Héron, Extension Marabout, Lot N° 51 – Djibouti
Ou par émail : msff-djibouti-admin@paris.msf.org
(Précisez dans l’objet du mail : “ RESPONSABLE FIN/RH PROJET ”)
Date limite de candidature : 29 Aout 2021
Seuls les candidats présélectionnés seront contactés pour des entretiens.
Aucun contact face à face ou par téléphone ne sera pris en compte.
Aucun document envoyé à MSF (CV, lettre de motivation, copies de diplôme, lettres de recommandation) ne sera renvoyé.
RESPONSABLE FIN/RH PROJET
Lieu de travail : Djibouti
Durée du travail : Contrat à durée déterminée de 12 mois avec possibilité d’extension
RESPONSIBILITÉS PRINCIPALES :
Planifier, coordonner et mettre en œuvre les activités et politiques RH, administratives et financières dans le projet conformément aux obligations légales et aux protocoles, normes et procédures de MSF afin de fournir des informations de qualité, fiables et transparentes à l'organisation sur l'utilisation et l'attribution des ressources dans le projet et de réaliser les renforcements de capacités en RH requis pour atteindre les objectifs du projet.
Ces activités comprennent, sans toutefois s'y limiter, les suivantes :
En étroite coordination avec le coordinateur de projet (PC), le coordinateur RH et le coordinateur financier, calculer, analyser et suivre les besoins opérationnels RH et financiers du projet et le budget associé afin d'assurer efficacement le dimensionnement et les capacités requis du projet et une allocation appropriée des fonds conformément aux contrats de financement. Proposer des actions correctives si nécessaire.
• Planifier, superviser et assurer la mise en œuvre, en étroite coordination avec le Coordinateur RH, des processus associés (recrutement, formation, briefing, intégration, évaluation, identification de potentiel, développement et communication) du personnel du projet afin d'assurer à la fois une répartition rationnelle et les renforcements de capacités requis.
•Soutenir les chefs de projet dans lesdits processus afin d'améliorer les capacités du personnel, la contribution de leurs résultats finaux aux objectifs de la mission et de renforcer leur participation active et leur engagement MSF.
• Conseiller sur la mise en place et la mise à jour de l'organigramme et des descriptions de poste du projet et assister le PC, et/ou les chefs d'équipe et les superviseurs à établir la planification annuelle des vacances et des changements de personnel afin de prévoir les besoins en RH et d'assurer la disponibilité des RH pour les activités du projet.
• Veiller à ce que l'embauche, les modifications et les formalités de résiliation de contrat pour les employés au niveau du projet soient conformes aux lois locales du travail. Archivage et mise à jour des dossiers individuels des salariés, information sur leurs droits et établissement de toutes les déclarations fiscales obligatoires afin d'assurer la conformité légale. En étroite collaboration avec le PC et le Coordinateur RH, rechercher les meilleures options pour éviter et/ou résoudre d'éventuels conflits de travail dans le projet.
• Superviser/réaliser les procédures de paie, en veillant à ce que toutes les données relatives au calcul du salaire mensuel des employés nationaux du projet soient correctement saisies dans Homère (jours de congé, congés sans solde, arrêts maladie, heures supplémentaires, avance sur salaire, etc.) afin d’assurer les paiements de salaire précis et à temps.
•Sous la supervision du Coordinateur RH, assurer le processus d'indexation des grilles salariales du personnel national afin d'assurer l'équité interne, l'ajustement du coût de la vie et la bonne application des conditions d'emploi dans les sites du projet.
• Mettre en place des circuits et flux (gestion des caisses, virements, avances, procédures d'achat, validations de paiement, suivi des paiements réguliers, rapprochement bancaire) afin d'anticiper les dépenses au niveau du projet et d'optimiser les besoins de trésorerie et sa sécurité.
• Mettre en œuvre et superviser les procédures et systèmes transactionnels afin d'assurer des pratiques comptables transparentes et une traçabilité documentaire complète (factures, reçus, relevés bancaires, etc.) en suivant les directives et règles de MSF et en utilisant les logiciels respectifs en place.
Assurer et contrôler la clôture comptable mensuelle et annuelle et tous les reportings RH, Administratifs et Financiers du Projet (Clôture mensuelle Homère et comptable Saga, sitreps, etc.)
• Être responsable de tous les déplacements et/ou de l'hébergement du personnel dans le projet.
Responsabilités spécifiques à la section MSF/au contexte
La base arrière de Djibouti, gérée par l'OCP, supporte les 5 Centres Opérationnels de la mission Yémen par le biais de la composante Transit du personnel, Transit de ravitaillement et expédition.
Le bureau d'administration à Djibouti, outre les tâches habituelles pour les RH, spécificité de l'intersection partageant le coût du projet lorsqu'il s'agit de Finances, a également la composante d'accueil et de suivi du personnel en transit.
• Assurer une application stricte des procédures RH et financières de MSF
• Assurer une bonne répartition des coûts (spécificité de la gestion des intersections)
• Soutenir l'agent d'accueil pour accueillir le personnel international et assurer le suivi des transits.
• Responsable de l'élaboration et de la réalisation des directives RH
• Veiller au respect des lois et la législation de Djibouti, assurer l'adaptation nécessaire des directives RH après l'approbation du Coordinateur RH
• Assurer un bon suivi de la formation et Développement du personnel au sein du projet (formation, évaluation de performance, intégration…)
• Assurer la bonne mise en œuvre du système Bilan
• Assurer une bonne communication (procès-verbal de chaque réunion communiquée à l'ensemble du personnel) et réunion avec les représentants du personnel
• Livrer un Rapport (sitrep) RH/Fin tous les mois à temps
QUALIFICATIONS ET EXIGENCES DES COMPETENCES
Education : Diplôme en Finance, Gestion (Business, RH) ou Administration.
Expériences :
•Expérience professionnelle essentielle d'au moins deux ans dans des emplois pertinents et similaires.
•Expérience de travail souhaitable avec MSF ou d’autres ONG dans les pays en développement
Langues : Excellente maîtrise de l'anglais et du français. Maîtrise des langues locales.
Connaissances : Connaissances informatiques essentielles (Word, Excel et Internet)
• Logiciels RH et Financiers souhaités MSF (Homère, FFC, SAGA)
Compétences :
•Gestion et développement des personnes
•Engagement envers les principes MSF
•Flexibilité comportementale
•Orientation vers les résultats et la qualité
•Travail d’équipe et collaboration
Cette description de poste peut être modifiée en fonction des activités ou de l'évolution de la Mission.
Il s'agit d'un poste avec possibilité de mobilité, ce qui signifie que le responsable administratif peut être requis pour un détachement vers une autre mission MSF en dehors de Djibouti.
Les demandes doivent être adressées en français ou en anglais.
Les candidats doivent soumettre leurs CV, lettre de motivation, copies des diplômes et certificats de travail aux adresses suivantes :
Médecins Sans Frontières – Djibouti
Bureau administratif, Quartier Héron, Extension Marabout, Lot N° 51 – Djibouti
Ou par émail : msff-djibouti-admin@paris.msf.org
(Précisez dans l’objet du mail : “ RESPONSABLE FIN/RH PROJET ”)
Date limite de candidature : 29 Aout 2021
Seuls les candidats présélectionnés seront contactés pour des entretiens.
Aucun contact face à face ou par téléphone ne sera pris en compte.
Aucun document envoyé à MSF (CV, lettre de motivation, copies de diplôme, lettres de recommandation) ne sera renvoyé.
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