Coordinateur de la Documentation - Expérience et Formation en Transport et Logistique - Poste à Pourvoir chez Groupe Marill à Djibouti
Mission du métier :
Mettre en œuvre une politique documentaire adaptée aux besoins de la clientèle tout en respectant les procédures du groupe, du cluster et en conformité avec les réglementations locales.
Assurer un accueil et un service de qualité irréprochable au sein de l’entreprise.
Assurer l’encadrement de l’équipe Customer Care (Front Office et Back Office), en coordination avec le Country Customer Care Manager et/ou le Deputy General Manager.
- Atteindre les objectifs selon les KPIs du Service Client.
Fonctions de Coordinateur de la Documentation :
Fonctions à l’export :
- Établir le bon d’entrée.
- Effectuer la facturation des frais locaux.
- Effectuer l'ordre de sortie à vide.
- Facturation des surestaries « Storage » export en fonction du temps règlementé.
- Contrôler et valider les documents émis, imprimés et délivrés par le Customer Care.
- Remonter les difficultés/contraintes rencontrées au Customer Care Manager.
- Répondre aux demandes internes ou externes reçues par téléphone ou courriel.
- Adopter une communication saine et claire avec les autres départements internes (locaux et internationaux).
- Définir et respecter les règles de stockage et d’archivage des documents.
- Assister l’équipe Customer Care sur les tâches d'import.
- Suivi accru des marchandises et informer les clients proactivement des changements sur le calendrier de transport.
- Suivi des horaires des navires (arrivée, départ) avec les Opérations.
- Assurer que les clients soient informés à tout moment sur les horaires des navires.
- Informer les clients export sur les différentes dates à respecter (dates d'ouverture et de fermeture, ETD navire, VGM, SI, réservation, etc.).
- Relâcher les conteneurs selon les procédures en vigueur – CRO (Container Release Order).
- Assurer une communication efficace avec le SSC en matière de documentation.
- Assurer que les frais/paiements sont bien mis à jour sur LARA et émission des factures (ETD ou ETD + 1 jour ouvrable au plus tard) suivant les procédures en vigueur.
- Émission des connaissements/telex release/SWB suivant les instructions du client et la procédure de CMA CGM en vigueur.
- Appliquer le concept du "Customer Care" en répondant aux e-mails et aux appels téléphoniques.
Rôles :
- Être force de proposition et innovant.
- Répondre aux demandes des clients, du siège, du cluster, de RO et du HO.
- Être un modèle pour les employés de l’entreprise.
Outils utilisés :
Connaissance en utilisation des outils suivants :
LARA / LARA CARGO / C-REPORT /
Microsoft Office Tools – Niveau d’utilisateur avancé.
Attitudes :
Selon les valeurs du groupe.
Esprit d’équipe et de coopération.
Expérience et Formation :
Titulaire d’une licence en transport et logistique.
Expérience dans le domaine et particulièrement dans une agence maritime.
Bonne maîtrise des outils informatiques.
Français et anglais (parlé et écrit) OBLIGATOIRES.
Candidature à envoyer par e-mail : rh@groupe-marill.com.
Mettre en œuvre une politique documentaire adaptée aux besoins de la clientèle tout en respectant les procédures du groupe, du cluster et en conformité avec les réglementations locales.
Assurer un accueil et un service de qualité irréprochable au sein de l’entreprise.
Assurer l’encadrement de l’équipe Customer Care (Front Office et Back Office), en coordination avec le Country Customer Care Manager et/ou le Deputy General Manager.
- Atteindre les objectifs selon les KPIs du Service Client.
Fonctions de Coordinateur de la Documentation :
Fonctions à l’export :
- Établir le bon d’entrée.
- Effectuer la facturation des frais locaux.
- Effectuer l'ordre de sortie à vide.
- Facturation des surestaries « Storage » export en fonction du temps règlementé.
- Contrôler et valider les documents émis, imprimés et délivrés par le Customer Care.
- Remonter les difficultés/contraintes rencontrées au Customer Care Manager.
- Répondre aux demandes internes ou externes reçues par téléphone ou courriel.
- Adopter une communication saine et claire avec les autres départements internes (locaux et internationaux).
- Définir et respecter les règles de stockage et d’archivage des documents.
- Assister l’équipe Customer Care sur les tâches d'import.
- Suivi accru des marchandises et informer les clients proactivement des changements sur le calendrier de transport.
- Suivi des horaires des navires (arrivée, départ) avec les Opérations.
- Assurer que les clients soient informés à tout moment sur les horaires des navires.
- Informer les clients export sur les différentes dates à respecter (dates d'ouverture et de fermeture, ETD navire, VGM, SI, réservation, etc.).
- Relâcher les conteneurs selon les procédures en vigueur – CRO (Container Release Order).
- Assurer une communication efficace avec le SSC en matière de documentation.
- Assurer que les frais/paiements sont bien mis à jour sur LARA et émission des factures (ETD ou ETD + 1 jour ouvrable au plus tard) suivant les procédures en vigueur.
- Émission des connaissements/telex release/SWB suivant les instructions du client et la procédure de CMA CGM en vigueur.
- Appliquer le concept du "Customer Care" en répondant aux e-mails et aux appels téléphoniques.
Rôles :
- Être force de proposition et innovant.
- Répondre aux demandes des clients, du siège, du cluster, de RO et du HO.
- Être un modèle pour les employés de l’entreprise.
Outils utilisés :
Connaissance en utilisation des outils suivants :
LARA / LARA CARGO / C-REPORT /
Microsoft Office Tools – Niveau d’utilisateur avancé.
Attitudes :
Selon les valeurs du groupe.
Esprit d’équipe et de coopération.
Expérience et Formation :
Titulaire d’une licence en transport et logistique.
Expérience dans le domaine et particulièrement dans une agence maritime.
Bonne maîtrise des outils informatiques.
Français et anglais (parlé et écrit) OBLIGATOIRES.
Candidature à envoyer par e-mail : rh@groupe-marill.com.
- Emplois & Services, Emplois
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