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Poste Responsable Administratif et Financier à Djibouti
Termes de Reference pour un Responsable Administratif et Financier
Site : Société de la place
Poste vacant : Responsable Administratif et Financier
Profil recherché : Bac + 3 ou Bac + 4 en comptabilité/gestion administratif et minimum 5 années d’expérience dans le domaine.
Description du poste et des taches à accomplir :
•Veiller à ce que des procédures financières adéquates soient en place pour maintenir une comptabilité adéquate des revenus et des dépenses;
•Veiller à ce que les transactions financières soient correctement autorisées, enregistrées, aient des pièces justificatives adéquates, soient remplies, conservées et puissent être facilement extraites aux fins de la préparation des états financiers et des audits;
•Faire le suivi des budgets et des dépenses;
•Mettre en place un système de gestion comptable et financière informatisé;
•Gérer la trésorerie et le comptes bancaires et faire le rapprochement avec les relevés bancaires, y compris le contrôle des débours et l'équilibrage des livres de compte et des registres;
•Effectuer le paiement des salaires, des indemnités, des demandes de remboursement de frais de voyage et d'autres paiements au personnel, aux fournisseurs et aux autres bénéficiaires;
•Préparer et soumettre les états de flux de trésorerie hebdomadaires;
•Préparer et soumettre des rapports financiers mensuels fiables et à temps;
•Préparer des rapports financiers annuels, y compris des rapports financiers de projets;
•Préparer les demandes de remboursement pour les coordonnateurs/ Responsables de projet;
•Vérifier et s'assurer que tous les processus d'approvisionnement et les dépenses sont conformes aux procédures de la société et de ses bailleurs de fonds;
•Administrer les politiques du personnel et appliquer les règles, règlements et procédures concernant le recrutement, la nomination, les avantages sociaux et d'autres questions relatives au personnel;
•Administrer et gérer la logistique et les contacts pour les services avec les fournisseurs de services tels que les agences de voyages, les hôtels, les agences de traduction et d'interprétation, les fournisseurs de matériel de bureau, etc;
•Aider à l'organisation administrative et logistique des conférences, ateliers, retraites et autres événements;
•Préparer la correspondance officielle de routine, les télécopies, les notes de service et les rapports;
•Organiser la réception des expéditions, les procédures de dédouanement, la préparation des documents pour les envois;
•Aider à identifier les lacunes en matière de personnel et à rédiger des termes de référence pour recruter du personnel supplémentaire en cas de besoin, sous réserve de la disponibilité de fonds;
•Effectuer toute autre tâche demandée par le Directeur Exécutif.
3.Qualifications clés, compétences et expérience
Essentielles:
•Une licence ou un diplôme supérieur en comptabilité, finance, commerce, administration ou équivalent;
•Au moins 3 ans d'expérience pertinente de travail continu dans une fonction administrative et financière;
•Bonne connaissance des procédures comptables, financières et administratives de Djibouti.
•Expérience avérée dans l'approvisionnement et la préparation de rapports financiers et l'analyse des écarts budgétaires;
•Grande intégrité, passion pour l'excellence et bonnes relations interpersonnelles;
•Orientation vers l'atteinte des résultats et capacité à travailler de façon autonome;
•Bonnes capacités de communication et d'analyse;
•Bonne maitrise du Français, l'Anglais et de l’arabe;
•Expérience professionnelle dans l'utilisation des outils informatiques tels que le traitement de texte, les tableurs et les applications multimédias.
Souhaitables:
•Expérience de travail dans et / ou avec des organisations à but non lucratif;
•Expérience de la gestion de subventions d'organismes de financement internationaux.
4.Type de Contrat, Hiérarchie, Hypothèse et Lieu de Travail
En cas de succès, le candidat sélectionné, qui relève du Directeur Général, se verra proposer un contrat de six (6) mois, avec une période d'essai d'un (1) mois. Le contrat est renouvelable, sous réserve d'un accord mutuel entre la société et le titulaire du poste.
Notre société est une organisation qui favorise l'égalité des chances et les candidatures féminines sont fortement encouragées.
Notez: Seuls les candidats présélectionnés seront contactés.
Mail : ambabdallah91@gmail.com
Site : Société de la place
Poste vacant : Responsable Administratif et Financier
Profil recherché : Bac + 3 ou Bac + 4 en comptabilité/gestion administratif et minimum 5 années d’expérience dans le domaine.
Description du poste et des taches à accomplir :
•Veiller à ce que des procédures financières adéquates soient en place pour maintenir une comptabilité adéquate des revenus et des dépenses;
•Veiller à ce que les transactions financières soient correctement autorisées, enregistrées, aient des pièces justificatives adéquates, soient remplies, conservées et puissent être facilement extraites aux fins de la préparation des états financiers et des audits;
•Faire le suivi des budgets et des dépenses;
•Mettre en place un système de gestion comptable et financière informatisé;
•Gérer la trésorerie et le comptes bancaires et faire le rapprochement avec les relevés bancaires, y compris le contrôle des débours et l'équilibrage des livres de compte et des registres;
•Effectuer le paiement des salaires, des indemnités, des demandes de remboursement de frais de voyage et d'autres paiements au personnel, aux fournisseurs et aux autres bénéficiaires;
•Préparer et soumettre les états de flux de trésorerie hebdomadaires;
•Préparer et soumettre des rapports financiers mensuels fiables et à temps;
•Préparer des rapports financiers annuels, y compris des rapports financiers de projets;
•Préparer les demandes de remboursement pour les coordonnateurs/ Responsables de projet;
•Vérifier et s'assurer que tous les processus d'approvisionnement et les dépenses sont conformes aux procédures de la société et de ses bailleurs de fonds;
•Administrer les politiques du personnel et appliquer les règles, règlements et procédures concernant le recrutement, la nomination, les avantages sociaux et d'autres questions relatives au personnel;
•Administrer et gérer la logistique et les contacts pour les services avec les fournisseurs de services tels que les agences de voyages, les hôtels, les agences de traduction et d'interprétation, les fournisseurs de matériel de bureau, etc;
•Aider à l'organisation administrative et logistique des conférences, ateliers, retraites et autres événements;
•Préparer la correspondance officielle de routine, les télécopies, les notes de service et les rapports;
•Organiser la réception des expéditions, les procédures de dédouanement, la préparation des documents pour les envois;
•Aider à identifier les lacunes en matière de personnel et à rédiger des termes de référence pour recruter du personnel supplémentaire en cas de besoin, sous réserve de la disponibilité de fonds;
•Effectuer toute autre tâche demandée par le Directeur Exécutif.
3.Qualifications clés, compétences et expérience
Essentielles:
•Une licence ou un diplôme supérieur en comptabilité, finance, commerce, administration ou équivalent;
•Au moins 3 ans d'expérience pertinente de travail continu dans une fonction administrative et financière;
•Bonne connaissance des procédures comptables, financières et administratives de Djibouti.
•Expérience avérée dans l'approvisionnement et la préparation de rapports financiers et l'analyse des écarts budgétaires;
•Grande intégrité, passion pour l'excellence et bonnes relations interpersonnelles;
•Orientation vers l'atteinte des résultats et capacité à travailler de façon autonome;
•Bonnes capacités de communication et d'analyse;
•Bonne maitrise du Français, l'Anglais et de l’arabe;
•Expérience professionnelle dans l'utilisation des outils informatiques tels que le traitement de texte, les tableurs et les applications multimédias.
Souhaitables:
•Expérience de travail dans et / ou avec des organisations à but non lucratif;
•Expérience de la gestion de subventions d'organismes de financement internationaux.
4.Type de Contrat, Hiérarchie, Hypothèse et Lieu de Travail
En cas de succès, le candidat sélectionné, qui relève du Directeur Général, se verra proposer un contrat de six (6) mois, avec une période d'essai d'un (1) mois. Le contrat est renouvelable, sous réserve d'un accord mutuel entre la société et le titulaire du poste.
Notre société est une organisation qui favorise l'égalité des chances et les candidatures féminines sont fortement encouragées.
Notez: Seuls les candidats présélectionnés seront contactés.
Mail : ambabdallah91@gmail.com
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